6 dicas para uma gestão de estoque eficiente

Quando você para para pensar em qual a principal maneira de garantir lucro para sua empresa, o que vem à sua cabeça? Vender mais? Cobrar um valor mais alto pelos seus produtos ou serviços? Diminuir os custos com mão de obra?

Já parou para pensar que uma coisa simples, que está totalmente no seu controle, pode estar impedindo sua empresa de ter resultados melhores? Trata-se da gestão de estoque.

De acordo com o consultor do Sebrae-SP, Silvano França, “a gestão de estoques é um processo que permite à empresa realizar a organização e o controle dos produtos armazenados que podem ser insumos, matérias-primas ou mercadorias para revenda”.

Mais do que isso, de acordo com o especialista, a gestão eficiente de estoque pode:

• Reduzir a “imobilização” de capital de giro;
• Evitar a ruptura de estoques;
• Eliminar/reduzir perdas de estoques;
• Diminuir o tempo de reposição dos estoques;
• Evitar prejuízos.

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Vantagens de fazer a gestão de estoque

Segundo França, existe uma máxima que diz ‘estoque parado é prejuízo’. “Sob a ótica financeira o prejuízo pode acontecer por vários motivos, por exemplo, vencimento do prazo de validade do produto, descontinuidade do produto por parte do fabricante, extravios, entre outras. No entanto, para o pequeno negócio, o maior prejuízo se dá quando seu capital de giro é afetado. E, na prática, é nesse capital de giro que o empreendedor precisa mexer quando seu estoque está mal gerenciado. Nesse caso, ele vai precisar financiar mais estoque, seja com recursos próprios, com prazo do fornecedor, recursos de terceiros (bancos). E aí começa uma bola de neve que impacta nos resultados do negócio”, explica.

O especialista ainda lembra que não controlar adequadamente os estoques, além das perdas financeiras citadas, também pode ocasionar na perda direta de vendas/clientes. Imagine, por exemplo, um cliente chegar repetidas vezes no seu estabelecimento e sempre se deparar com algum item em falta. Ele pode deixar de comprar com você e trocar de fornecedor. E, claro, isso também gerará prejuízo financeiro.

De acordo com o consultor do Sebrae, as principais etapas para começar a ter uma gestão eficiente de estoque são:

• Ter uma base padronizada de cadastro dos produtos;
• Rigor no registro de entradas e saídas dos produtos;
• Acompanhar o giro dos estoques;
• Fazer o inventário dos estoques periodicamente.

Principais métodos de gestão de estoque

Já os métodos mais usados e conhecidos para a execução da gestão dos estoques são:

• PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai): ele respeita a ordem cronológica de entrada dos produtos/mercadorias e é recomendado para o controle de produtos perecíveis;
• UEPS (último que entra, primeiro que sai): inverso ao PEPS, ele prioriza a saída dos produtos
• de maior valor agregado (R$) e normalmente não leva em consideração a perecibilidade dos produtos, mercadorias ou insumos.
• CURVA ABC: é um dos métodos mais completos, leva em consideração a quantidade vendida (faturamento), o giro de estoques e a lucratividade de cada um dos itens vendidos.

França lembra que as ferramentas usadas para uma gestão adequada dos estoques dependem, no entanto, do ramo de atividade da empresa e do nível de precisão que se deseja ter. “Uma simples planilha de controle de estoques, desenvolvida em excel, pode ser suficiente para a gestão de uma pequena indústria que fabrique um único produto. Já para um minimercado (mercado de vizinhança) a mesma planilha não terá a mesma eficiência”, exemplifica ele.

Portanto, a ferramenta a ser aplicada no processo de gestão deve ser adequada ao volume de itens que se deseja controlar, a frequência de movimentação dos produtos, aos indicadores que se deseja medir, etc.

Uma recomendação é a utilização de um software de gestão – também conhecido como ERP. Ele poderá agregar outros controles, além dos estoques. “Existem alguns softwares gratuitos e outros que o fornecedor disponibiliza na medida certa para atender as necessidades do usuário”, conta.

É importante destacar que para se ter um controle “efetivo” dos estoques é necessário disciplina por parte do empresário e da empresa, seja por meio de uma planilha manual ou por um sofisticado software de gestão. “Seja qual for o sistema, se as informações não forem lançadas com total transparência e com a regularidade adequada, não será possível fazer a gestão eficaz dos estoques”, afirma França.

Dicas para uma gestão de estoque eficiente

Uma infinidade de dicas pode ser dada para uma boa gestão do estoque. Tudo depende do ramo de atividade e do porte da empresa. Mas, de acordo com o consultor, algumas dicas são úteis para todo e qualquer negócio:

1. Disciplina. É preciso estabelecer e cumprir uma rotina que garanta que todas as informações relativas aos estoques estão sendo registradas. Por exemplo, as mercadorias para revenda só devem ir para a área de vendas e/ou almoxarifado após terem sido lançadas no sistema (ou planilha).

2. Duplo controle. Quem faz as compras da empresa não deve receber os produtos na entrega pelo fornecedor; a pessoa que recebe as entregas (produtos) não deve fazer o(s) registros em sistema e a pessoa que organiza os produtos no almoxarifado não deve fazer a retirada/entrega para reposição na área de vendas ou aplicação no processo produtivo. Isso faz com que todas as etapas sejam checadas duplamente.

3. Inventário. Ele deve ser feito periodicamente e por uma pessoa que não esteja envolvida no dia a dia da gestão dos estoques. Existem empresas prestadoras de serviços que executam este tipo de levantamento. É preciso avaliar custo x benefício.

4. Compras. É necessário programar as compras de forma que não ocorra o desabastecimento da empresa, seja de insumos, matéria-prima ou mercadorias para revenda. Isso pode ser melhor administrado com o uso do relatório Curva ABC.

5. Localização. Recomenda-se que o almoxarifado esteja localizado próximo da área de produção, no caso de indústria, e da área de vendas, no caso do comércio. Ele também deve permanecer fechado e sob o controle de pessoas determinadas.

6. Fornecedores. Também por uma questão de custos (CPV ou CMV) é importante que a empresa tenha, ao menos, três fornecedores para cada um dos itens que consome ou comercializa. Isso garante que ela não fique desabastecida, no caso de falha de algum deles.

Gostou? Não resta dúvidas da importância de ter uma gestão de estoque eficiente, não é mesmo? Para ajudar ainda mais a gerir o seu negócio, aproveite para ler também sobre como ter um bom planejamento financeiro e o que você deve manter em estoque.