A padronização de processos produtivos é de extrema importância na organização de qualquer empresa, tendo em vista que essa iniciativa auxilia no fluxo de trabalho e, consequentemente, no aumento da produtividade e da competitividade, na otimização de recursos e procedimentos e na qualidade dos produtos e serviços ofertados.
Os modelos de padronização se adaptam a cada negócio. No caso de uma gráfica de grande porte, a uniformização dos processos produtivos pode seguir as orientações dos fabricantes de equipamentos e insumos. Outro sistema importante a ser implantado para a padronização é o de gerenciamento de cores, que deve seguir normas técnicas – a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) dispõe de mais de 60 normas voltadas à indústria gráfica.
Para o superintendente do Organismo de Normatização Setorial de Tecnologia Gráfica da ABNT, Bruno Mortara, são muitos os benefícios da padronização. “Todo o fluxo produtivo torna-se mais eficiente, desde a escolha do fornecedor até a entrega ao cliente. Perde-se menos tempo, pois se sabe exatamente o que é necessário para produzir determinado produto”, explica.
Entretanto, para implantar processos produtivos, principalmente em um local onde não há um sistema organizado, é necessário ter alguns cuidados. Confira, a seguir, as dicas que preparamos para ajudá-lo a fazer a padronização dos processos produtivos de sua gráfica sem erros.
Busque informações técnicas
O primeiro passo, segundo Mortara, é buscar informações técnicas para criar um sistema que se adapte ao negócio. “Participar das Comissões de Estudo do ABNT/ONS 27 – Organismo de Normalização Setorial de Tecnologia Gráfica – é importante. O ONS 27 é o organismo da ABTG - Associação Brasileira de Tecnologia Gráfica, credenciado pela ABNT, para criar, estudar e adotar normas técnicas para a indústria gráfica. Atualmente, são 13 comissões de estudo que elaboram normas”, enfatiza.
Faça um plano de padronização gradual
Busque identificar os processos produtivos que demandam padronização e otimização mais imediatas e faça um cronograma para promover as melhorias gradualmente. Assim, ficará mais fácil de sua equipe assimilar e aplicar as mudanças.
Para iniciar, procure identificar processos menores e, conforme sua aderência, promova modificações e utilize-os como modelo para futuras padronizações.
Capacite seus funcionários
Após a realização de um estudo e de conhecer as normas específicas dos equipamentos e insumos existentes dentro da gráfica, é preciso capacitar os funcionários.
Para que o sistema seja bem-sucedido, os colaboradores precisam estar integrados a essa cultura e sensibilizados com a importância da aplicação da padronização dos processos produtivos.
Além disso, eles precisam conhecer os sistemas e saber como operá-los para que realmente possa haver benefício tanto para a empresa, que terá processos mais ágeis, quanto para o próprio funcionário, que terá seu trabalho facilitado.
Organize um fluxograma
Ter um fluxograma sobre como os processos produtivos irão funcionar, demonstrando cada etapa e identificando seus respectivos responsáveis, pode contribuir para um melhor entendimento de quem participou da implantação e daqueles que chegarem após o sistema entrar em funcionamento.
Envolva todos na padronização dos processos
Com os profissionais capacitados, pode-se dar início à padronização na prática. É importante que os funcionários vejam que a empresa está comprometida com o novo processo, em todos os seus níveis hierárquicos. Além disso, eles precisam estar engajados. “Todos os colaboradores podem auxiliar nesse processo, mas, em especial, os envolvidos com compras de matérias-primas e insumos, custos e orçamentos, produção (pré-impressão, impressão e acabamento), expedição, controle de qualidade e controle de processos, gestão ambiental e segurança do trabalho”, explica.
Destaque os benefícios da padronização dos processos produtivos
São muitas as vantagens relatadas por empresários que optaram pela padronização dos processos produtivos. “Redução de horas extras, dos custos de energia elétrica e do consumo de água, insumos e matéria-prima são os grandes destaques”, aponta o especialista. Além disso, com a padronização, as gráficas conseguem reduzir a variabilidade na qualidade de suas produções, já que todos os funcionários realizam os processos do mesmo modo, o que pode contribuir para a satisfação e fidelização do cliente.
Outro ponto importante é o aumento da produtividade, tanto de funcionários quanto das máquinas, que, com a padronização, terão seu desempenho otimizado. Comunique essas vantagens para toda a equipe e demonstre que a padronização dos processos produtivos gerará benefícios a todos.
Utilize uma metodologia de suporte para a melhoria constante de seus processos
Um dos pilares fundamentais da padronização de processos produtivos é a etapa de melhoria constante. Para ajudá-lo nessa tarefa, busque uma metodologia de suporte, como o modelo PDCA, que nada mais é do que um método de gestão empresarial baseado na execução cíclica de quatro fases: (Plan) Planejar, (Do) Fazer, (Check) Conferir e (Act) Agir.
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