Servidor de impressão: o que é, como funciona e principais vantagens

Para quem é empreendedor e não sabe se precisa ou não de um servidor de impressão de uma empresa, saiba: este recurso pode ajudar e muito no processo de gerenciamento dos negócios. Mas, primeiro, você sabe o que é um servidor de impressão? Estamos falando de dispositivos ou programas de computador projetados para gerenciar a tarefa de imprimir documentos em uma rede de computadores. Eles desempenham um papel fundamental em ambientes de rede onde várias pessoas precisam compartilhar uma ou mais impressoras.

Como funcionam os servidores de impressão?

Os servidores de impressão funcionam como intermediários entre os dispositivos de usuário que desejam imprimir documentos e as impressoras físicas disponíveis na rede. Como eles funcionam:

• Recebimento de trabalhos de impressão: Quando um usuário envia um trabalho de impressão a partir de seu computador, esse trabalho é enviado para o servidor de impressão associado à impressora à qual deseja enviar o trabalho. Isso geralmente é feito selecionando a impressora desejada na lista de impressoras disponíveis na rede.
• Armazenamento em fila: O servidor de impressão mantém uma fila de trabalhos de impressão, organizando-os na ordem em que foram recebidos. Isso significa que os trabalhos de impressão são processados em uma sequência específica.
• Processamento da fila: O servidor de impressão verifica se a impressora está pronta para imprimir. Ele gerencia a fila de forma que, quando a impressora estiver disponível e pronta, o próximo trabalho na fila seja enviado para impressão.
• Comunicação com a impressora: O servidor de impressão se comunica com a impressora usando o protocolo apropriado (por exemplo, IPP, SMB, LPD) para enviar o trabalho de impressão e quaisquer configurações associadas (como a qualidade da impressão, orientação do papel, etc.).
• Monitoramento e feedback: O sistema geralmente monitora o status da impressora, como níveis de tinta ou toner, erros de papel e outras condições. Se ocorrer algum problema durante a impressão, o servidor pode interromper o trabalho e notificar o usuário ou o administrador da rede.
• Controle de acesso: O servidor de impressão pode verificar as permissões do usuário para acessar a impressora e, se necessário, solicitar autenticação antes de permitir que o trabalho seja enviado para a impressora.
• Relatórios e registros: Alguns servidores mantêm registros detalhados das atividades de impressão, o que pode ser útil para fins de auditoria e gerenciamento de custos.
• Liberação de trabalhos de impressão em fila: Em ambientes de impressão seguros, os trabalhos podem ser retidos na fila até que o usuário autorize sua impressão. Isso é feito por meio de autenticação no servido ou por meio de um painel de controle na própria impressora.

Principais benefícios de um servidor de impressão

• Centralização e organização: o servidor centraliza o gerenciamento das impressoras e das filas de impressão em um único ponto. Isso facilita o controle e a organização das tarefas de impressão em toda a rede.
• Eficiência: garante que as impressões sejam processadas na ordem correta, evitando congestionamentos e atrasos.
• Controle de acesso: você pode configurar permissões de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam imprimir em determinadas impressoras.
• Priorização: muitos servidores de impressão oferecem a capacidade de priorizar trabalhos de impressão. Isso é útil para garantir que trabalhos importantes sejam impressos primeiro, mesmo que haja outros trabalhos na fila.
• Monitoramento e relatórios: pode fornecer recursos de monitoramento que permitem acompanhar o uso da impressora, identificar problemas e gerar relatórios para fins de análise de custos e auditoria.
• Redução de desperdício: ao monitorar o uso da impressora, os servidores de impressão podem ajudar a reduzir o desperdício de recursos, como papel e tinta ou toner, ao identificar padrões de uso e sugerir otimizações.
• Compatibilidade de rede: ele suporta uma variedade de protocolos de impressão, tornando-os compatíveis com diferentes sistemas operacionais e dispositivos de usuário.
• Suporte a impressoras compartilhadas: facilita o compartilhamento de impressoras entre vários usuários e departamentos, eliminando a necessidade de ter uma impressora dedicada para cada computador.
• Segurança: em ambientes corporativos, os servidores de impressão podem ajudar a aplicar políticas de segurança, como a criptografia de trabalhos de impressão confidenciais ou a autenticação de usuários antes de permitir a impressão.
• Gerenciamento remoto: muitos servidores de impressão podem ser gerenciados remotamente, o que é conveniente para administradores de rede que precisam fazer ajustes ou solucionar problemas sem estar fisicamente presente no local da impressora.

Principais tipos de servidores de impressão

Existem vários tipos de servidores de impressão, cada um com suas próprias características e usos específicos. A escolha depende das necessidades específicas da empresa, do tamanho da rede, do tipo de impressoras utilizadas e dos requisitos de segurança e disponibilidade. Confira alguns tipos:

• Servidor de impressão local: é dedicado a uma impressora física específica e conectado diretamente a ela. Ele gerencia a fila de impressão e fornece recursos de impressão compartilhada para dispositivos conectados localmente à mesma rede.
• Servidor de impressão de rede: é projetado para atender a várias impressoras em uma rede. Ele centraliza o gerenciamento de impressoras e filas de impressão, permitindo que os usuários em toda a rede enviem trabalhos de impressão para várias impressoras.
• Servidor de impressão sem fio: é um servidor de impressão que se conecta a impressoras sem fio, permitindo que dispositivos móveis e computadores conectados à rede sem fio enviem trabalhos de impressão sem a necessidade de cabos físicos.
• Servidor de impressão baseado em software: esses servidores de impressão são programas de computador que são instalados em um servidor de rede comum. Eles transformam esse servidor em um servidor de impressão, permitindo o compartilhamento de impressoras e a administração de filas de impressão.
• Servidor de impressão de terminais: também conhecidos como servidores de impressão de sessão, eles são usados em ambientes de servidor de terminal ou VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Eles direcionam trabalhos de impressão de sessões virtuais para impressoras físicas.
• Servidor de impressão de filial: em redes corporativas com filiais geograficamente dispersas, os servidores de impressão de filial são usados para gerenciar impressoras e trabalhos de impressão em cada local, mas ainda estão conectados à infraestrutura de rede principal.
• Servidor de impressão de cluster: em ambientes de alta disponibilidade, servidores de impressão de cluster são usados para garantir que os serviços de impressão permaneçam disponíveis, mesmo em caso de falha de hardware ou software.
• Servidor de impressão de segurança: em ambientes onde a segurança é crítica, como em organizações que lidam com informações confidenciais, servidores de impressão de segurança são projetados para garantir que os trabalhos de impressão sejam protegidos por criptografia e autenticação.
• Servidor de impressão na nuvem: com a crescente adoção de serviços em nuvem, os servidores de impressão na nuvem permitem que as organizações gerenciem impressoras e trabalhos de impressão em uma infraestrutura em nuvem, tornando a impressão mais flexível e escalável.
• Servidor de impressão de dispositivos móveis: projetado para permitir que dispositivos móveis, como smartphones e tablets, enviem trabalhos de impressão para impressoras na rede. Eles geralmente são integrados a soluções de impressão móvel.

Preciso de um servidor de impressão?

Decidir se você precisa de um servidor de impressão depende das necessidades e da configuração da sua empresa e da sua rede. Número de usuários, impressões, impressoras, ambiente empresarial: tudo isso precisa ser levado em consideração.

Mas lembre-se de que, em alguns casos, é possível começar sem um servidor de impressão e, à medida que suas necessidades crescem, fazer a transição para um ambiente com servidor de impressão. Avaliar as necessidades atuais e futuras de sua organização é fundamental para tomar essa decisão e determinar se um servidor de impressão é necessário e, se for o caso, qual tipo é mais adequado para sua situação.